Profil

Sylvie Seksek

Sylvie Seksek

CONSULTANTE-FORMATRICE SPECIALISTE DES FONCTIONS ASSISTANTE DE DIRECTION ET OFFICE MANAGER - TRILINGUE ANGLAIS/FRANCAIS/ITALIEN

Name :Sylvie Seksek
Phone :06 63 83 62 58
Email :sseksek@yahoo.fr
Website :http://www.l-officemanager.com
JE VOUS ACCOMPAGNE DANS LA TRANSFORMATION DE VOS MÉTIERS DE L'ASSISTANAT ++++++++++ 30 ans d'expérience professionnelle dont 15 au sein de cabinets d’avocats internationaux de prestige (Allen & Overy, Sullivan & Cromwell, Baker & McKenzie, Davis Polk & Wardwell, Jones Day…), de sociétés de Conseil (AT Kearney, Booz Allen Hamilton..) et de fonds d’investissement dont le Fonds Stratégique d’Investissement-Banque Publique d’Investissement.

SERVICES PROPOSES & REALISATIONS

SERVICES PROPOSES

Formations, conférences, coaching

FORMATIONS

 

  • Qualification des besoins en formation
  • Ingénierie formation et conception pédagogique
  • Animation des formations

Mon catalogue de formations :

 

  1.  ”La fonction office manager”  (objectifs : connaitre les différents volets de la fonction, se situer dans l’organisation, être rapidement opérationnel)
  2. “La gestion documentaire digitalisée / optimiser son classement électronique” (objectifs : à l’ère de l’infobésité, des exigences d’immédiateté et du travail collaboratif, l’information doit être triée et accessible en un minimum de temps. L’organisation de la documentation de travail doit donc s’adapter à ces impératifs)
  3. “Assistante en cabinet d’avocats ou de Conseil – Les clés pour réussir dans sa fonction” (objectifs : prendre du recul sur sa fonction, ses méthodes et son organisation, cultiver son esprit d’initiative et sa capacité d’adaptation, mieux communiquer et développer son sens de la diplomatie) Interview écrite réalisée dans le cadre de cette formation  Programme de la formation

 

CONFÉRENCES

 

 

 COACHING/ACCOMPAGNEMENT PERSONNALISE AU POSTE

 

A l’occasion d’une prise de poste, dans le cadre d’une évolution professionnelle ou bien pour optimiser son organisation et gagner en efficacité

Accompagnement au recrutement autonome

  • Définition de l’expression de besoins
  • Élaboration de trames personnalisées (fiches et profils de postes, offre d’emplois pour diffusion)
  • Sélection des canaux de diffusion, dont mon propre réseau
  • Etude des candidatures puis sélection des candidats éligibles
  • Conduite des entretiens d’embauche puis reporting au Management

EXEMPLES DE REALISATIONS

2015 - present

Organismes de formations Cegos, Demos et Comundi

Consultante-formatrice pour les filières assistanat et office manager

2017 - present

Groupe du CAC 40 (aérospatial)

Accompagnement d’un groupe de 18 assistantes dans la mise en place d’une G.E.I.D.E (gestion électronique de l’information et des documents de l’entreprise).

Problématique traitée : dans le cadre du nouvel aménagement des bureaux en open space, mise en place d’une organisation fiable et rapide de la documentation de travail 

2018 - 2018

Groupe du CAC 40 (chimie)

Problématique : souci de positionnement pour une assistante de direction dont le poste a été bouleversé suite à une réorganisation interne (cette personne n’a plus assisté un directeur mais plusieurs collaborateurs au sein d’un nouveau département)

Réalisation : cartographie des tâches de son poste, de façon à faire apparaître la nature de ses missions ainsi que les pourcentages de temps consacré à chaque tâche et à chaque manager/département.

Résultats : nouvelle ventilation de ses missions vers les budgets correspondants. Par ailleurs, attribution d’un nouveau titre de poste pour l’assistante de direction, plus en rapport avec le réel, à savoir celui de coordinatrice.

2017 - 2017

Groupe industriel du CAC 40 (produits cosmétiques)

Problématique : dysfonctionnement du service assistanat de la division Recherche & Innovation (division de 150 personnes : 13 membres du Comité de direction et 8 assistantes de direction)

Missions :

  • Recueillir les besoins des managers et les ressources en assistanat du département
  • Analyser l’articulation et le fonctionnement du département assistanat, dans un contexte de fort turn over

Objectifs

  • Optimiser les interactions assistantes/managers
  • Recenser le contenu des postes des assistantes auditées
  • Assister dans le choix de l’assistant.e à recruter,  dans le cadre d’une ouverture de poste en CDI
  • Redonner du sens à la fonction assistante

Résultat : économie de l’embauche d’un poste en CDI à temps complet + nouvel élan pour la fonction assistanat de direction du département

2016 - 2016

Cabinet de conseil en Business Intelligence et Planification (PME)

Prestation d'audit en vue d'une refonte de poste

Problématique : absence de budget pour l’embauche d’une nouvelle office manager + mauvaise répartition des tâches entre l’office manager et le Responsable des Ressources Humaines, nouvellement recruté  (raison de la démission de l’office manager)

En prévision de son départ, j’ai réalisé en collaboration avec l’office manager en place la fiche détaillée de son poste, sous forme de cartographie . J’ai soumis ce travail au Management afin d’étudier les différentes possibilités de rearticuler ce poste ou de le supprimer (en externalisant certaines tâches, en répartissant d’autres tâches vers d’autres postes ou en les automatisant).

Résultat : économie de l’embauche d’une nouvelle office manager + possibilité pour l’office manager sortante de raccourcir son préavis de départ afin de rejoindre son nouvel employeur

2015 - 2015

Fonds d’investissement (TPE)

Accompagnement au recrutement pour un poste d’assistante de direction/ office manager en CDI

Problématique de mon client : réalisation d’expression de besoins et d’absence de budget pour faire appel à un cabinet de recrutement

Dans le cadre d’une création de poste d’assistant(e) de direction/office manager, j’ai réalisé l’expression de besoin avec mon client : définition du poste à pourvoir, élaboration des fiche et profil de poste et rédaction de l’offre d’emploi.

Je leur ai ensuite soumis une short-list de candidat(s) issus de mon réseau puis les ai accompagnés dans le processus de recrutement.

Résultat : mon client a recruté la bonne personne pour le poste en réduisant au maximum ses frais de recrutement

 

2013 - 2015

Allen & Overy (cabinet d’avocats international), AT Kearney (cabinet de conseil en stratégie) etc.

Office manager/assistante juridique de transition trilingue Français-Anglais-Italien

Missions de transition d’assistanat de direction trilingue ou d’assistanat juridique. 

2014 - 2014

Allen & Overy (Cabinet d’avocats international)

Contactée par mon client pour les accompagner dans le recrutement d’une assistante juridique bilingue suite à une démission, j’ai moi-même occupé le poste pendant 2 semaines puis ai suggéré que celui-ci soit redistribué sur d’autres postes (assistanat, stagiaires) au sein du même département, sans que personne ne soit pénalisé.

Mon client a donc réalisé l’économie d’une embauche en CDI.

05.2014 - 12.2014

Consolidation et développement gestion

Office manager de transition

Prise du poste d’office manager en attendant l’arrivée de la nouvelle recrue (participation à la refonte du poste et au recrutement de l’office manager)

Gestion administrative du bureau / Assistanat de direction des 3 associés / Contrôle de 1er niveau des process middle et back office.

Assistance administrative :

• Gestion d’agendas/contacts
• Organisation des déplacements
• Accueil physique/téléphonique
• Organisation comités/conseils

Comptabilité :
• Chronologie de factures
• Suivi de trésorerie
• Rapprochements bancaires
• Notes de frais
• Contacts avec l’expert comptable et le gestionnaire des paies
• Déclaration et paiement des taxes

Logistique-Gestion :
• Gestion des fournisseurs divers : informatique,téléphonie, nettoyage locaux, achat fournitures diverses, abonnements, etc

Ressources humaines :
• Suivi du registre du personnel
• Déclarations DUE
• Organisation et suivi des visites médicales professionnelles obligatoires
• Mouvements du personnel : gestion administrative des arrivées et sorties
• Suivi des congés
• Achat et suivi des tickets restaurants

Partenariats

Partenariats

  1. Réalisation d’un logiciel d’évaluation des connaissances en ligne en collaboration avec un consultant en informatique
  2. Adhérente FFMAS (Fédération française des métiers de l’assistanat et du secrétariat)
  3. Adhérente IMA (International management assistants)
  4. Adhérente LAB RH (regroupement d’acteurs innovants dans le domaine des ressources humaines)
  5. Adhérente EAF (Entreprendre au féminin)

BIOGRAPHIE - REFERENCES

30 ans d’expérience professionnelle….

J’ai travaillé pendant 25 ans comme assistante de Direction trilingue, assistante juridique puis office manager au sein de cabinets d’avocats internationaux de prestige (Allen & Overy, Sullivan & Cromwell, Baker & McKenzie, Davis Polk & Wardwell, Jones Day…), de sociétés de Conseil (AT Kearney, Booz Allen Hamilton..) et de fonds d’investissement dont le Fonds Stratégique d’Investissement-Banque Publique d’Investissement.

J’ai par la suite quitté le salariat pour occuper ces mêmes postes en freelance.

Depuis 2014, je suis consultante spécialiste des fonctions assistante de direction et office manager.

 

RÉFÉRENCES CLIENTS : L’OREAL, THALES, PLANEUM, ALLEN & OVERY, AT KEARNEY, COMMITTED ADVISORS, JTS PARTICIPATIONS, CEGOS, DEMOS, COMUNDI…

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